Tema 2 de Gestión de Proyectos

Marco lógico

Matriz de marco lógico de 5 columnas.

Matriz de marco lógico de 4 columnas.

El enfoque de marco lógico (EML) es una herramienta analítica, desarrollada en los años 1970, para la planificación de la gestión de proyectos orientados por objetivos. Es utilizado con frecuencia por organismos de cooperación internacional.
En el EML se considera que la ejecución de un proyecto es consecuencia de un conjunto de acontecimientos con una relación causal interna. Estos se describen en: insumos, actividades, resultados, objetivo específico y objetivo global. Las incertidumbres del proceso se explican con los factores externos (o supuestos) en cada nivel.
De modo general, se hace un resumen del proceso de desarrollo en una matriz que consiste en los elementos básicos arriba mencionados, dicha matriz es conocida como la Matriz del Proyecto (MP) [a veces es conocida como Matriz de Planificación].
Se denomina Matriz del Proyecto, de un programa o proyecto de desarrollo social, a un documento que sintetiza:

• el objetivo general;
• los objetivos específicos;
• los resultados esperados;
• las actividades necesarias para alcanzar dichos resultados;
• los recursos necesarios para desarrollar las actividades;
• las limitantes externas del programa o proyecto;
• los indicadores medibles y objetivos para evaluar el programa o proyecto; y,
• el procedimiento para determinar los indicadores.

El concepto de marco lógico fue desarrollado originalmente por la GTZ, agencia de cooperación de Alemania, y posteriormente adoptado, con algunas modificaciones, por muchas agencias de cooperación internacional. Se trata de un instrumento útil para que el equipo involucrado en un proyecto de desarrollo llegue a un consenso sobre la concepción general del proyecto o programa.

Objetivo general

Descripción objetiva y concisa del cambio permanente de las condiciones del entorno, que se pretende alcanzar con la intervención que se está planeando o ejecutando.
El objetivo general debe ser uno solo. Caso no sea posible el proyecto o programa en realidad debería considerarse como en dos o más sub-proyectos o sub-programas, procediendo a definir un marco lógico para cada uno de ellos.
Paralelamente con la definición del objetivo general se definen los indicadores objetivamente verificables, los procedimientos para su determinación, así como las hipótesis externas que deben cumplirse para que se pueda alcanzar el objetivo general, como el riesgo que se atribuye a su cumplimiento.

Ejemplo

Se presenta a continuación, para facilitar la comprensión del procedimiento, un caso concreto, desarrollado en Guayaquil, específicamente en Bastión Popular, entre los años 2002 y 2005, con financiamiento conjunto de la Unión Europea y del Muy Ilustre Municipio de Guayaquil; se trata del "Programa de Desarrollo de Zonas Urbano Marginales de Guayaquil", también conocido como Programa ZUMAR.
Objetivo general
Mejoramiento de la calidad de vida de la población de Bastión Popular, rompiendo las dinámicas de marginalización y con énfasis en la población más desprotegida como la niñez, las mujeres, la tercera edad y la juventud.
Indicadores objetivamente verificables (del objetivo general)

• Los planes de trabajo y de inversión de las entidades del Comité de Coordinación integran las acciones y los presupuestos necesarios para la ejecución del Plan de Desarrollo Local de Bastión Popular

• Estadísticas anuales para BP:

1. Tasa muertes maternas;
2. Tasa de embarazos adolescentes;
3. Incidencia menores infractores;
4. Incidencia anual de infecciones respiratorias agudas (IRAs)
5. Incidencia anual (EDAs)
6. Incidencia anual tuberculosis

Hipótesis externas

• La Municipalidad de Guayaquil mantiene la política de desarrollo social y de gestión a favor de los sectores urbanos marginales y asume el proyecto como suyo.
• Riesgo de que esto no se cumpla: Estimado como bajo, para los próximos 4 años.

• Las entidades integrantes del Comité de Coordinación mantienen sus compromisos para la puesta en marcha del Plan de Desarrollo Local.
• Riesgo: Estimado como medio.

• Se ha controlado el fenómeno de las invasiones en la zona de Bastión Popular.
• Riesgo: Se estima alto.

Objetivo específico.

Los objetivos específicos detallan los cambios de comportamiento (actitud, conducta o desempeño) de las personas, instituciones y grupos que generan la situación actual, negativa, que se pretende resolver. Sin esos cambios de comportamiento el objetivo general no es alcanzable.
Puede haber más de un objetivo específico, de hecho, tantos como actores clave y cambios de comportamiento necesarios.
Para cada uno hay que definir los resultados concretos esperados, los indicadores objetivamente medibles, los procedimientos para su medición, las hipótesis externas, y el riesgo que se le asigna.
Los indicadores de este nivel del marco lógico se llaman indicadores de efectividad.

Ejemplo

Objetivo específico
OE: Mejorar las condiciones de vida de los habitantes, mediante la construcción, rehabilitación y prestación de servicios básicos en salud, saneamiento ambiental, educación, recreación y desarrollo organizacional, implementados bajo un esquema de participación institucional – comunitario, buscando que sea auto sustentable en el tiempo
Indicadores objetivamente verificables

• Indicador 1: Componentes del proyecto ejecutados en forma complementada y aporte, entre los ejecutores: Unión Europea; M.I. Municipalidad; y, organismos locales institucionales y comunitarios.
• Indicador 2: Indicadores de las variables socioeconómicas, respecto a los valores de línea de base inicial.
• Indicador 3: Indicadores de las variables de salud, respecto a los valores de línea de base inicial.

Fuentes de Verificación
Del indicador 1

• Evaluación final del programa e informes técnicos y socioeducativos. (consultorías externas e internas)
• Informes de resultados del sistema de monitoreo.
• Informes técnicos producidos.

Del indicador 2

• Encuestas a medio período y al final del Programa para contrastar indicadores e impactos, con la línea de base.

Del indicador 3

• Encuesta a medio período y al final del Programa para contrastar indicadores e impactos, con la línea de base.

Hipótesis externas

• Decisión política de la municipalidad para continuar con la administración de los servicios básicos de salud.
• Riesgo: Estimado como medio.

• Instituciones involucradas, participando en los diferentes componentes del proyecto.
• Riesgo: Estimado como medio.

• Beneficiarios actuando en el proyecto como actores claves para su desarrollo.
• Riesgo: Estimado como bajo.

Resultados esperados

Para el objetivo específico se definen los resultados concretos esperados. Definiéndose también el plazo o fecha para la cual se espera haber alcanzado dichos resultados. Debe de haber más de un resultado. Para efectos prácticos, los resultador concretos esperados para alcanzar el objetivo específico ó OE, se les denominará con un índice, R.1; R.2; ....

Ejemplo

Tratándose de un ejemplo para fines ilustrativos la serie de resultados concretos esperados no es completa, solo se reportan algunos.
Así, algunos de los resultados concretos esperados para atender al objetivo específico 1 son:
R.1 Infraestructuras de servicios para atención médico materno infantil, de cuidado diario y atención familiar construidos, equipados y funcionando.
R.2 Centros de desarrollo infantil rehabilitados.
R.3 Infraestructuras viales internas, canales de aguas lluvias, prestación de servicios de agua potable y manejo de aguas servidas rehabilitadas y mejoradas.
R.4 Organización del servicio de manejo de desechos sólidos complementando la recolección de la empresa concesionaria municipal, con la participación activa de la población.
R.5 Recuperación de áreas verdes, con servicios recreativos mejorados mediante mecanismos participativos.
Para cada resultado específico deseado, se definen:

• Indicadores objetivos verificables;
• Fuentes de verificación;
• Hipótesis externas e internas que pueden afectar los resultados esperados; y, riesgo de que estas hipótesis no se cumplan.

Actividades

Las actividades se definen para cada resultado esperado. Serán necesarias varias actividades para alcanzar cada uno de los resultados. Para cada actividad se definen los recursos necesarios, sean estos de personal, recursos financieros, o disponibilidad de equipos.

Ejemplo

A efectos ilustrativos se presentan algunas de las actividades necesarias para alcanzar el resultado R.3, arriba descrito.
Para mejorar las vías:
A.3.1 Priorización de las vías a ser intervenidas
A.3.2 Diseño de ingeniería de las vías mejoradas, para la calidad de la misma
A.3.3 Licitación de las obras
A.3.4 Ejecución de las obras
...
...
Para mejorar el drenaje de las aguas pluviales:
A.3.n Priorización de las áreas a ser intervenidas
A.3.n+1 Diseño de ingeniería
A.3.n+2 Licitación de las obras

LA LÓGICA DE UN PROYECTO Se cuenta que, durante el acto de sustentación de lo que entonces era una propuesta metodológica, León Rossemberg fue preguntado acerca de la razón por la cual llamaba marco lógico a una tabla que sólo parecía un tablero de ajedrez. La respuesta fue contundente. En primer lugar, independientemente de su sofisticación matemática, un proyecto debe tener una lógica perfecta. En segundo lugar, la matriz de marco lógico contiene en sí misma un depurado análisis lógico, al establecer con rigurosidad relaciones de causa a efecto entre los principales proposiciones contenidas en sus casilleros. Lógica Vertical El marco lógico permite examinar los vínculos causales entre los distintos niveles de objetivos del proyecto. Esta es su lógica vertical. Si el proyecto esta bien diseñado, debe obtenerse como válido que: •  Las actividades especificadas para cada componente son las necesarias para producir el componente. •  Todos y cada uno de los componentes son necesarios para lograr el propósito del proyecto. •  Si se logra el propósito, el proyecto contribuirá al logro del fin. •  El fin es una respuesta a un problema importante en el ámbito del proyecto. Un buen proyecto exige que la lógica vertical sea perfecta. Se llega a la perfección cuando las condiciones establecidas en cada nivel son aquellas estrictamente necesarias para alcanzar el nivel siguiente. Así, las actividades deber ser aquellas que son necesarias para alcanzar los productos; los productos deben ser necesarios para alcanzar el propósito del proyecto, el proyecto se encuadra dentro del fin o directriz. Lógica Horizontal El marco lógico, por otra parte, permite establecer las relaciones causales entre los objetivos del proyecto y los factores del entorno, siendo éstos por definición no controlables, de tal modo que se garantice una adecuada evaluación de la viabilidad del proyecto. Esta es su lógica horizontal. Mientras la lógica vertical garantiza la coherencia interna del proyecto, la lógica horizontal asegura su viabilidad en el contexto global del ámbito del proyecto. La conjunción de la lógica vertical y horizontal configura, si nos atenemos a su carácter lógico-formal, un silogismo típicamente aristotélico: •  Proposición p: condición necesaria (objetivo) •  Proposición q: condición suficiente (supuesto) •  Proposición r: conclusión (objetivo del siguiente nivel jerárquico) Los supuestos son proposiciones en las que se establecen los factores externos que deben existir para lograr el próximo nivel de la jerarquía de objetivos. Cuanto menor sea la incertidumbre de que ciertos supuestos sean válidos, mayor será la probabilidad de éxito. Sin embargo, dado que sólo después de ejecutado el proyecto quedarán despejadas todas las dudas respecto a la validez del mecanismo de solución al problema social implícito en el proyecto, a dicho silogismo se le llama con propiedad argumento o hipótesis de desarrollo. Adicionalmente, por debajo de las actividades, suelen considerarse a las condiciones previas al desembolso de fondos por parte de la entidad financiadora del proyecto. La lógica es, como se sabe, la disciplina que enseña a evaluar argumentos. En lógica un argumento es un conjunto de proposiciones, una de las cuales (La conclusión) se deriva de otra u otras (las premisas). Las premisas proporcionan evidencias, en tanto que la conclusión es la proposición que se sigue de esta evidencia. Ejemplo de argumento valido SI: Aumenta la productividad agrícola (OBJETIVO). Y: Los precios de los productos agrícolas se mantienen estables (SUPUESTO) ENTONCES: Los campesinos obtienen mayores ingresos y mejoran su calidad de vida (OBJETIVO DEL NIVEL INMEDIATAMENTE SUPERIOR). Desde el punto de vista estrictamente económico, un proyecto es un proceso de transformación de insumos (o recursos) en productos. Este proceso podría implicar el despliegue de una larga cadena a través de la cual paulatinamente se va "agregando valor" a los insumos hasta que éstos quedan convertidos en el objetivo final del proyecto. De este modo, la cadena de valor agregado del proyecto, quedaría representada en los siguientes eslabones: Primero: uso de los insumos en las actividades del proyecto. Segundo: generación de los resultados a parti de las actividades. Tercero: obtención del propósito como efecto combinado de los productos. Cuarto: contribución del propósito del proyecto al logro del fin u objetivo de desarrollo. Desde el punto de vista esencialmente económico, un proyecto es tanto más exitoso cuanto más valor agrega a los insumos. La magnitud de su valor agregado es un reflejo de la rentabilidad económica-social del proyecto, la cual, por otro lado puede ser medida a través de indicadores como el valor actual neto (VAN) o la tasa de retorno (TIR). El marco lógico es, en esencia, una matriz conceptual para organizar los distintos elementos de un proyecto de desarrollo. Para este enfoque, como ya ha sido dicho, los recursos -tanto humanos como materiales- constituyen los elementos básicos para realizar las actividades, las cuales permiten, a su vez, obtener ciertos productos. Estos tres elementos constituyen el proyecto propiamente dicho y están bajo control del equipo ejecutor y son su responsabilidad directa. Los productos obtenidos tienen un efecto predecible en los beneficiarios directos y cuya solución se describe en el propósito del proyecto. Los logros obtenidos a este nivel contribuyen a su vez a obtener logros de largo plazo o de impacto sobre el desarrollo, que se definen en el objetivo general o fin de un proyecto.

Diagrama de Gantt

Un diagrama de Gantt.

Diagrama de Gantt mostrando tres tipos de precedencias (en rojo) y porcentajes de avance.

El diagrama de Gantt, gráfica de Gantt o carta Gantt es una popular herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. A pesar de que, en principio, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades.
La posición de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones e interdependencias . Fue Henry Laurence Gantt quien, entre 1910 y 1915, desarrolló y popularizó este tipo de diagrama en Occidente.^{1 2}
Por esta razón, para la planificación del desarrollo de proyectos complejos (superiores a 25 actividades) se requiere además el uso de técnicas basadas en redes de precedencia como CPM o los grafos PERT. Estas redes relacionan las actividades de manera que se puede visualizar el camino crítico del proyecto y permiten reflejar una escala de tiempos para facilitar la asignación de recursos y la determinación del presupuesto. El diagrama de Gantt, sin embargo, resulta útil para la relación entre tiempo y carga de trabajo.
En gestión de proyectos, el diagrama de Gantt muestra el origen y el final de las diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas (llamados summary elements en la imagen) o las dependencias entre unidades mínimas de trabajo (no mostradas en la imagen).
Desde su introducción los diagramas de Gantt se han convertido en una herramienta básica en la gestión de proyectos de todo tipo, con la finalidad de representar las diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de un proyecto o para mostrar una línea de tiempo en las diferentes actividades haciendo el método más eficiente.
Básicamente el diagrama esta compuesto por un eje vertical donde se establecen las actividades que constituyen el trabajo que se va a ejecutar, y un eje horizontal que muestra en un calendario la duración de cada una de ellas.

Creando diagramas de Gantt con herramientas informáticas

Se puede producir un diagrama de Gantt con una hoja de cálculo de una manera muy sencilla, marcando determinadas celdas para formar la representación de cada tarea. Existen macros que automatizan esta elaboración en MS Excel y Libre/OpenOffice Calc. Sin embargo, existen herramientas de gestión de proyectos dedicadas a la planificación y seguimiento de tareas, que utilizan el diagrama de Gantt como pantalla principal. Se introducen las tareas y sus procesos son capaces de producir una representación de dichas tareas en el tiempo en el formato del gráfico de Gantt. También existen herramientas de licencia libre capaces de llevar a cabo dicho tipo de operación. Se deben valorar, por último, el uso de herramientas que usan una página web y el navegador para realizar el seguimiento de proyectos.